La crisis del Coronavirus está impulsando el trabajo a distancia y la digitalización de los procesos en las empresas, entre ellos el de la firma de documentos sin desplazamientos que eviten contactos innecesarios. La solución Contralia de SERES, un servicio SaaS (Software as Service), permite firmar online desde su móvil con validez legal.
Esta tecnología se apoya en la firma electrónica para agilizar trámites, como ya se hace con la Administración y entre las empresas, además de dar integridad, autenticidad y seguridad a los documentos tratados de forma telemática.
La firma de cualquier tipo de documentación como actas de consejos de administración, contratos, ofertas de productos, activación de servicios, etc. son susceptibles de esta tecnología que permite diversos circuitos para adaptarse a la diversa casuística de cada relación y que elimina el seguimiento posterior de cada documento. Es el sistema el que trabaja para ti.
Formal y legalmente, la Firma Electrónica con sus diversas variantes de uso en la nube, con certificados de un solo uso, sellado de tiempo, firma desde dispositivo móvil, etc. verifica la identidad a distancia, asegura la integridad del documento y garantiza la veracidad de la firma.
Además de ser más segura, la firma digital permite ahorrar tiempo, al evitar desplazamientos y las colas que se producen para realizar trámites administrativos. Otra ventaja es que, al realizar digitalmente los procesos, el almacenamiento no es físico, reduciendo el espacio necesario para almacenar datos y también disminuir el uso del papel. La firma electrónica está orientada a la realización por Internet de operaciones que en la vida cotidiana requieren de una firma para validarlas, como Declaración de la Renta, solicitudes en registros electrónicos administrativos, petición de la vida laboral, firma de facturas electrónicas, contratación de servicios, etc.
“La crisis está mostrando la necesidad de tener sistemas de validez legal en remoto donde la firma de un contrato de personal no requiera el desplazamiento físico. La firma electrónica ofrece innumerables ventajas a las empresas, – comenta Alberto Redondo, director de Marketing & Mass Market de SERES para Iberia y Latam – puesto que, al automatizar y digitalizar procesos, se reducen drásticamente las horas de gestión y los costes, además del peligro evidente con el coronavirus”.
Contralia
Para impulsar, facilitar y simplificar el uso de la firma electrónica, SERES creó Contralia, un servicio de pago por uso que simplifica la adopción de la firma electrónica por parte de las empresas, que almacena la firma en la nube, de manera centralizada y que permite la verificación de identidad a distancia o cara a cara, a través de certificados de un solo uso o permanentes, en función de las necesidades del cliente.
Contralia es un servicio de confianza, compatible con el Reglamento eIDAS (UE) n.º 910/2014, relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas en el mercado interior. Aporta una trazabilidad total, que incluye un sello de tiempo y ofrece servicio opcional de archivo legal, en función de las necesidades del cliente, y acceso permanente al BackOffice. La solución ofrece a las empresas un entorno online para el envío, aceptación y firma de documentos contractuales, incluidos los documentos justificativos que requieran de un consentimiento de forma manifiesta. También automatiza todo proceso de notificación y seguimiento, aportando, de esta forma una trazabilidad total de todas las acciones que se realizan en él.
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